Лабораторна робота №9. Форматування електронних таблиць (5 балів)

Після закінчення введення даних в таблиці їх необхідно відформатувати, щоб надати таблицям відповідного вигляду і полегшити ро­боту з табличним документом. Зміна вигляду таблиці називається фор­­матуванням. При форма­туванні таблиць дані в таблицях не змінюються.

Форматування даних в комірках таблиці полягає в:

·   заданні числових форматів;

·   зміні вертикального і горизонтального вирівнювання даних;

·   виборі шрифту, кольору тексту і фону;

·   оформленні комірок в декоративні рамки та їх заливка.

Ширину стовпців та висоту рядків можна змінювати шляхом перетя­гування їхніх обмежувальних ліній. Вибрані комірки можна замальовувати різними кольорами, обводити рамками. Змінювати назву, стиль і колір шрифту можна засобами основного меню, панелі інструментів або контекстного меню.

1. Нові версії Excel володіють дуже зручним засобом – автоматичним форматуванням. За його допомогою автоматично виконуються фор­ма­­ту­вання даних в робочій таблиці. Для цього необхідно:

1.  Виконати команду Автоформат із меню Формат. В результаті на екрані з`явиться діалогове вікно «Автоформат». 

2.  Із списку форматів в лівій частині вікна вибрати потрібний формат. У полі «Образец» відображається вигляд таблиці згідно з вибраним  фор­матом.

3.  Клацнути по кнопці Параметры, щоб визначити елементи таблиці, які бу­дуть відформатовані. В результаті в нижній частині вікна в полі Изменить з`являться опції форматування:  Формат чисел, Рамки, Шрифт, Выравни­ва­­ние, Ширину и высоту. За замовчуванням вста­нов­лені прапорці всіх цих опцій.

4.  Клацнути по кнопці ОК, щоб відформатувати виділені комірки. Як­що нас не влаштовують результати  автоматичного форматування, то необхідно викона­ти команду Отменить із меню Правка.

2. В Exсel  є можливість налаштовувати висоту рядків та ширину стов­п­ців. Однак Exсel автоматично встановлює таку висоту рядка, щоб в нього помістився весь текст. Тому в більшості випадків немає необ­хід­ності налашто­вувати висоту рядка.

Для зміни висоти  рядка необхідно виконати такі дії:

1. Помістити курсор миші на номер рядка.

2. Перетягнути нижню межу рядка так, щоб встановити необхідну висоту.

3. Для встановлення такої висоти, щоб було видно найвищий елемент,  необхідно двічі клацнути мишею по нижній межі рядка.

4. Для того, щоб точніше встановити висоту рядка, необхідно обрати команду Строка із меню Формат, з підменю команди Строка обрати команду Высота  і в діалоговому вікні ввести точне значення висоти рядка. Якщо вибрати команду Автоподбор высоты, то висота рядка встановлюється автоматично так, щоб було видно найвищий елемент,  введений в комірку  цього рядка.

Для зміни ширини стовпця необхідно виконати такі дії:

1.  Помістити вказівник миші  на заголовок стовпця;

2.  Клацнути по правому краю заголовка стовпця і протягнути його на пот­рібну ширину;

3.  Щоб було видно всі елементи, необхідно двічі клацнути по правому краю стовпця;

4.  Для того, щоб точніше встановити ширину стовпця, необхідно вибрати ко­манду Столбец із меню Формат. Із підменю команди Столбец вибрати команду Ширина  і в діалоговому вікні ввести точне зна­чення ширини стовпця. Якщо вибрати команду Автоподбор ширины, то ширина стовпця встановлюється автоматично так, щоб було видно найдовший елемент,  введений в комірку  цього стовпця.

      3. Стовпці і рядки робочої таблиці можна приховати. Можна також відобразити стовпці і рядки, які були раніше приховані.

Для того, щоб приховати стовпець/рядок необхідно виділити його і вико­нати команду Столбец/Строка із меню Формат. Із підменю команди Стол­бец/Строка вибрати команду Скрыть.

Для того, щоб відобразити стовпець/рядок необхідно виконати команду Столбец/Строка із меню Формат. Із підменю команди Столбец/Строка вибрати команду Показать.

     4.  Зміна типу вирівнювання.  В деяких випадках для того, щоб ро­бо­ча­ таб­ли­ця була оформлена на професійному рівні і мала привабливий вигляд,  необхідно змінити тип вирівнювання даних в комірках. За замовчуванням встановлено такі типи вирівнювання для даних: числа вирівнюються по правому краю, текст – по лівому краю, логічні значення і помилки – по центру.

Для  того, щоб змінити тип вирівнювання даних в комірках  спочатку  виділяємо потрібні комірки, виконуємо команду Ячейки із меню Формат. В діалоговому вікні  "Формат ячеек”  вибираємо вкладку Выравнивание, щоб одержати  доступ до потрібних опцій.

 В розділі По горизонтали встановлюється тип вирівнювання  По левому краю, По центру, По правому краю. Для горизонтального вирівнювання даних в комірках можна використати відповідні кнопки на панелі інструментів Форматирование, попередньо виокремивши діапазон комірок.  Для вирівнювання тексту, який займає декілька рядків в комірці, призначені опції  Переносить по словам і По обоим краям. Якщо ми встановили висоту рядка набагато більшою, ніж це потрібно, щоб вмістити весь текст, то вибираємо розділ Вертикальное. Текст можна розмістити також По нижнему краю,  По верхнему краю,  По центру.

Перенесення тексту по словах. В тому випадку, якщо в комірку вводиться великий текстовий фрагмент, можна активізувати режим перенесення тексту по словах. Для цього потрібно виконати такі дії: встановити ширину стовпця, виді­лити комірки, що містять текст, який потрібно перенести по словах, виконати команду Ячейки із меню Формат, в діалоговому вікні "Формат ячеек”  вибрати вкладку Выравнивание і встановити прапорець опції Переносить по словам.

Зміна шрифту і накреслення.  Як і Word, Excel представляє набір шрифтів, які можна використовувати при виведенні різних елементів. Для цього необхідно виділити комірку, в якій потрібно змінити шрифт, вибрати шрифт із списку Шрифт  на панелі інструментів форматування, змінити розмір шрифту, встановити тип написання (Полужирный, Курсив, Подчеркнутый) або скористатись контекстним меню комірки.

Крім цього способу існує ще один спосіб зміни шрифту. Для цього необхідно виділити комірку, клацнути по ній правою клавішею миші, в контекстному меню вибрати пункт Формат ячеек і активізувати вкладку Шрифт. Одержуємо доступ до опцій встановлення параметрів шрифту.

Формати чисел. За замовчуванням всі числа в комірках зображені в загальному форматі. Число в цьому форматі може складатися максимум з 11 цифр. Всі числа, введені в загальному форматі, відображаються як цілі (наприклад, 21 854 або 12 357), з десятковою комою (наприклад, 123,234 або 21,45567). Якщо в комірку вводиться число, Excel підбирає для нього формат, який  йому найбільше підходить. 

Якщо числа введені і потрібно змінити їх формат, то необхідно виділити комірку, виконати команду Ячейки з меню Формат і вибрати вкладку Число. Зі списку Числовые форматы  вибрати потрібний формат і налаш­ту­­вати, якщо потрібно, його параметри.  Клацнути по кнопці ОК, щоб представити число в потрібному форматі. Приклади форматів: числовий, грошовий, процентний, експоненціальний, текстовий, дата, час.  

5. Рамки комірок. Для зміни вигляду рамок комірок необхідно виділити їх, виконати команду Ячейки із меню Формат і вибрати вкладку  Граница. У діалоговому вікні "Формат ячеек”  вибрати колір лінії, тип лінії, потім клацнути на  потрібному маркері лінії Все або  Отдельные і натиснути кнопку ОК.

Задання фонів.  Для задання фону комірки потрібно виконати команду Ячейка із меню Формат  і вибрати вкладку Вид.  В цьому вікні задаємо колір (Цвет) і рисунок (Узор) фону. Можна теж скористатися кнопкою Цвет заливки на панелі інструментів.

Зміна орієнтації написів. Для здійснення повороту тексту  потрібно: виді­лити напис, клацнувши по ньому правою кнопкою миші, із контекстного меню вибрати Формат ячейки, в діалоговому вікні "Форматирование ячеек” вибрати вкладку Выравнивание і в полі  Ориентация вказати кут (в градусах) повороту тексту.

6. Крім текстової інформації в таблиці Excel можна вставити більш складні обє’кти: картинки, автофігури, фотографії, діаграми тощо. Діаграми призначені для графічного відображення числових даних, що входять до електронної таблиці. Для відображення числових даних, введених в комірки робочої таблиці, як правило, використовуються лінії, смуги, стовпці, сектори і інші типи маркерів. Діаграми поділяються на стандартні та нестандартні. Стандартні діаграми бувають кругові, точкові, стовпчикові тощо (всього 14 типів).

Кругова діаграма відображає один відокремлений рядок чи стовпець  числових даних з таблиці у вигляді круга з секторами. Вона демонструє співвідношення частин і цілого, де ціле відповідає 100%.

 Точкова діаграма (Х-У діаграма) призначена для побудови тради­ційних математичних графіків і використовується для представлення за­лежностей між двома або декількома величинами. Перший виділений стовпець у таблиці інтерпретується як вісь Х, інші як значення функції Y.

  Гістограма (стовпцева діаграма) показує числові дані з відокремлених стовпців таблиці у вигляді прямокутних стовпчиків. Її найчастіше вико­ристовують для ілюстрації змін у часі чи просторі.

Всі діаграми (окрім кругової) мають дві осі: горизонтальну - вісь категорій та вертикальну – вісь значень. Об`ємні діаграми мають третю вісь – вісь рядів.

 Часто діаграма містить такі елементи, як сітка, заголовки і легенда. Лінії сітки є ніби продовженням насічок, відкладених по осі Y. Заголовки  вико­ристовуються для пояснення окремих елементів діаграми і характеристики зображуваних на ній даних (їх можна розмістити в будь якому місці робочого аркуша). Легенда  допомагає розрізняти ряди даних, які зображаються на діаграмі. Легенда – це спеціальне вікно, що містить назву кожного ряду та його ключ. Вона розташована справа від області побудови діаграми. В якості легенди можна використовувати назви стовпців або рядків.

Добавити діаграму в Excel можна двома способами: вбудувати їх в по­точний робочий аркуш або створити окремий аркуш діаграми. Якщо необхідно на екран чи на друк вивести діаграму разом з вихідними даними, то краще використати вбудовану діаграму, а якщо нас цікавить тільки сама діаграма, то краще її розмістити на окремому аркуші діаграм. Значення на діаграмі будуть обновлятися автоматично при довільній зміні вихідних даних.

    Вбудовані діаграми вставляються у створений робочий аркуш, тому можна одночасно переглянути  діаграму і дані, на основі яких вона була створена.  Для того, щоб розмістити діаграму на тому ж аркуші, що і дані, необхідно виконати такі дії:

1) На робочому аркуші виділити комірки, які містять дані, що будуть зображені у вигляді діаграм;

2) Клацнути по кнопці Мастер диаграмм на стандартній панелі інструментів. Перейдемо у перше вікно майстра діаграм;

3) На активній вкладці Стандартные у першому діалозі майстра діаграм вибираємо  із списку тип діаграми, її вигляд, зображений в правій частині вікна (поле Вид). Натискаємо кнопку Далее і переходимо у друге вікно майстра діаграм.

4) У другому вікні майстра діаграм "Исходные данные” перевіряємо пра­вильність визначення діапазонів даних. Клацаємо кнопку Далее і переходимо у третє вікно майстра діаграм.

5) У третьому вікні майстра діаграм потрібно ввести заголовок діаграми вкладка Заголовки),  вказати місце розміщення легенди (вкладка Легенда)(  за замовчуванням вона розміщується справа), задати на діаграмі підписи даних (вкладка Подписи данных) тощо. Натискаємо кнопку Далее і переходимо у четверте вікно майстра діаграм.

6) У четвертому вікні вибираємо місце розташування діаграми: на окремо­му аркуші, чи на  робочому аркуші таблиці даних. Натискаємо Готово. На екран виводиться створена діаграма.

7) Для зміни місця розташування діаграми на аркуші потрібно клацнути мишею на діаграмі (активізувати об`єкт) і мишею перетягнути її в потрібне місце аркуша.

 Для того, щоб розташувати діаграму на окремому аркуші, потрібно вико­нати кроки 1 -  5 попереднього пункту. На шостому  кроці потрібно вказати місце розташування – на окремому аркуші. Крок 7 в цьому випадку виконувати не потрібно.

Готова діаграма складається з багатьох елементів, які можна вибирати і змінювати. Вибраний елемент помічається маркерами.

Клацнувши на маркері правою кнопкою миші і вибравши в контекстному меню пункт Формат, можна за допомогою діалогового вікна "Формат” змінити зміст, або оформлення елементів діаграми. Наприклад, для того щоб від фор­матувати заголовок діаграми потрібно встановити курсор на заголовку, викликати контекстне меню заголовка і виконати команду Формат заголовка диаграммы. З’явиться діалогове вікно, в якому задаємо потрібний фон, шрифт, вирівнювання тощо. Для форматування області діаграми потрібно на ній встановити курсор миші, активізувати контекстне меню області діаграми і виконати команду Формат области диаграммы. Переходимо в діалогове вікно, в якому задаємо на вкладці Вид рамку і фон.

Для побудови гістограм потрібно заповнити таблицю значень  функції (функцій) та виконати наступні дії:

1)    Виділити діапазон комірок із аргументами та значеннями функції (функцій) для якого буде будуватись гістограма.

2)    Викликати майстра діаграм і в першому вікні майстра задати тип діаграми Гистограмма і  натиснути кнопку Далее.

3)    У другому діалоговому вікні майстра діаграм  натиснути кнопку Да­лее для переходу у наступне вікно.

4)    У третьому діалоговому вікні задати параметри гістограми: заголовок, під­пи­си осей Х, У, відображення ліній сітки та легенди і натиснути Далее.

5)    В останньому діалоговому вікні вказати місце розташування графіка: на окремому аркуші чи аркуші таблиці і натиснути кнопку Готово.

6)    Для визначення місця розташування гістограми на аркуші потрібно клац­нути мишею на об`єкті  і мишею перенести його в потрібне місце аркуша.